30 de agosto de 2019

#021 idea de la semana: optimizar la productividad

Optimizar la productividad de uno mismo es la tendencia del momento en la oficina. La tecnología es un arma de doble filo en este sentido: nos ayuda a hacer el trabajo cada vez más rápido, pero a la vez que nos acelera, no para de interrumpirnos. Y estos dos factores, la aceleración y los límites que nos pone la interrupción constante, han despertado la necesidad, hasta ahora latente, de técnicas, métodos y herramientas que optimicen la productividad de nuestro tiempo.

El time blocking (que consiste en bloquear fragmentos del día a tareas determinadas, véase el artículo de la semana pasada) es una práctica en la que diferentes empresas de software online han focalizado. Os invitamos a descubrir Rescue Time o Timeneye, dos herramientas con versión gratuita de prueba. Pero, si nos vamos al recurso lean por excelencia, que además pueda estar integrado con muchas utilidades, siempre nos quedará Google. Efectivamente, en organización de tiempo no hay nada mejor que tirar de los calendarios de Google, ligados a las listas de tareas y a nuestro propio correo electrónico.

La productividad va ligada a la planificación y a lo que a E2S nos gusta llamar la «foto finish» de todo lo que tenemos entre manos. Utilizamos dos herramientas de productividad excepcionales que también tienen versión gratuita: Trello, un excelente gestor de proyectos; y Slack, un híbrido de comunicación interna a medio camino entre el correo electrónico y la mensajería instantánea. Sin embargo, nada como un buen diagrama de Gante para gestionar con eficiencia la productividad de un equipo (¡o de muchos!). Te invitamos a probar Smartsheet.

Finalmente, un buen planificador de tareas que está arrasando entre muchas empresas que deben gestionar pequeños equipos, especialmente si están repartidos en diferentes emplazamientos (ya sea porque la empresa tiene diferentes sedes o bien porque trabaja con equipos y profesionales externos) es Monday, un SAS (software-as-a-service) que ya cuenta con cerca de 40.000 compañías en su cartera de clientes.

Pero, más allá de las herramientas, en la productividad hay una cuestión fundamental de método. Por ello, muchas empresas en el mundo ponen en marcha sistemas de sensibilización en torno a la eliminación de distracciones pero que convivan con el hecho de que, para bien o para mal, tenemos que estar siempre conectados. Desactivar las notificaciones de nuestras aplicaciones de mensajería y redes sociales es un paso importante. Consultar el correo electrónico sólo dos veces al día es una contundente victoria.