23 de agosto de 2019
Time blocking: la tendencia del momento en la oficina
Vamos a salto de mata. No atrapamos el trabajo. Si tenemos un imprevisto, nos destroza todo lo que teníamos pensado hacer. Y se resiente todo el mundo: los clientes, los compañeros (muchas veces, el trabajo de cada uno depende del de otro), el resultado del proyecto. Y sí, la familia y uno mismo. Porque, muchas veces, lo primero que «salta» es el gimnasio y lo primero que cae es el buen humor.
Por ello, la tendencia de moda en la oficina es el time blocking. Se trata de la técnica, o el método que cada uno se pueda configurar, para bloquear porciones de tiempo destinadas a tareas concretas, es decir, para establecer bloques de tiempo (de ahí proviene el nombre) reservados exclusivamente a aquellas tareas, ocupaciones, obligaciones o (importante!) aficiones que no queremos pasar por alto o no nos podemos permitir olvidar.
En el fondo, el time blocking es muy similar al horario escolar de cuando íbamos al cole. No parábamos la clase de matemáticas para hacer un apunte de ciencias, ni nos saltábamos educación física porque teníamos que hacer un repaso de historia, ni cambiábamos el recreo. Os imagináis la pérdida de concentración y la dispersión que ello habría supuesto? Pues esto es lo que ocurre hoy en la mayoría de oficinas. Por el contrario, muchos expertos dicen que el time blocking incrementa la productividad de uno mismo, y de la oficina por extensión, en un 50%, por lo que una jornada de 8 horas equivaldría a una de 12 sin esta técnica. ¿Qué debemos tener en cuenta si queremos ser más productivos?
El time blocking requiere un pequeño esfuerzo de planificación. Muchos emprendedores lo hacen el domingo por la noche, aunque profesionales que no quieren trabajar en fin de semana lo realizan los lunes a primera hora o (aún más productivo) los viernes por la tarde. Dentro de la tabla de tiempos, también debe haber un bloque dedicado a esta planificación.
Conviene bloquear tiempo para todo. Incluso para revisar el correo electrónico, a poder ser dos veces al día. El simple hecho de no estar siempre pendiente del e-mail ya nos hace más productivos y productivas. Mirar el correo o estar pendientes de las reacciones en las redes sociales de la empresa son acciones convenientes, pero que no interrumpan otras tareas. No estamos plenamente concentrados en un trabajo hasta los 10 minutos de estar inmersos. Pensad en lo que comporta una interrupción. Bloquead tiempo, incluso, para hacer consultas a los compañeros y compañeras. Ellos también necesitan concentración.
Hay que ser generosos pero estrictos con los bloques de tiempo. Conviene dilatar dichos bloques, dejar un margen para imprevistos y, al mismo tiempo, cumplirlos de forma estricta. No hacerlo va en detrimento de la calidad de otras tareas realizadas. Al mismo tiempo, mejor que los bloques sean lo más amplios posibles para que permitan empezar y terminar el máximo de tareas en vez de repartirlas entre pequeños bloques a lo largo del día, de la semana o del mes.
Es importante difundir la cultura del tiempo. Los compañeros, los clientes, los responsables, los subordinados, todos deben entender la importancia del time blocking en beneficio de la productividad y la eficiencia. No descolgar el teléfono cuando llama un cliente o no resolver una duda de un compañero puede resultar incómodo o desagradable, pero se vuelve a favor nuestro cuando hacemos entender que esto es precisamente lo que mejora nuestra relación con ellos, con la empresa y, en definitiva, con la vida.
El time blocking es la técnica del momento. Hay multitud de herramientas disponibles en internet para ayudarnos en este camino, pero lo más importante es la actitud, la determinación a planificar la semana y focalizarnos en sacar el máximo provecho de nuestro tiempo. Al fin y al cabo, el tiempo es el bien más preciado que tenemos y vale la pena que su control esté en nuestras manos.
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