23 d'agost de 2019

Time blocking: la tendència del moment a l’oficina

Anem de bòlit. No atrapem la feina. Si tenim un imprevist, ens destrossa tot el que teníem pensat fer. I se’n ressenteix tothom: els clients, els companys (molts cops, la feina de cadascú depèn de la d’un altre), el resultat del projecte. I sí, la família i un mateix. Perquè, molts cops, el primer que “salta” és el gimnàs i el primer que cau és el bon humor. Per això, la tendència de moda a l’oficina és el time blocking.

El time blocking és la tècnica, o el mètode que cadascú es pugui configurar, per bloquejar porcions de temps per a tasques concretes, és a dir, per establir blocs de temps (d’aquí prové el nom) reservats exclusivament a aquelles feines, ocupacions, obligacions o (important!) aficions que no volem saltar-nos o no ens podem permetre oblidar.

En el fons, el time blocking és molt similar a l’horari escolar de quan anàvem a l’escola. No aturàvem pas la classe de matemàtiques per fer un apunt de ciències, ni ens saltàvem educació física perquè havíem de fer un repàs d’història, ni canviàvem l’hora del pati. Us imagineu la pèrdua de concentració i la dispersió que això hauria suposat? Doncs això és el que passa avui a la majoria d’oficines. Per contra, molts experts diuen que el time blocking incrementa la productivitat d’un mateix, i de l’oficina per extensió, en un 50%, de manera que una jornada de 8 hores equivaldria a una de 12 sense aquesta tècnica. Què hem de tenir en compte si volem ser més productius:

El time blocking requereix un petit esforç de planificació. Molts emprenedors ho fan el diumenge a la nit, tot i que professionals que no volen treballar en cap de setmana ho fan dilluns a primera hora o (encara més productiu) divendres a la tarda. Dins de la taula de temps, també hi ha d’haver un bloc de temps dedicat a aquesta planificació.

Convé bloquejar temps per a tot. Fins i tot per mirar el correu electrònic, a poder ser dues vegades al dia. El simple fet de no estar sempre pendent del correu ja ens fa més productius i productives. Mirar el correu o estar pendents de les reaccions a les xarxes socials de l’empresa són feines que convé fer-les, però sense que interrompin altres tasques. No estem plenament concentrats en una feina fins als 10 minuts d’estar-hi immersos. Imagineu què comporta una interrupció. Bloquegeu temps, fins i tot, per fer consultes als companys. Ells també necessiten concentració.

Cal ser generosos però estrictes amb els blocs de temps. Convé dilatar els blocs de temps, deixar un marge per a imprevistos i, alhora, complir-los de forma estricta. No fer-ho va en detriment de la qualitat d’altres feines realitzades. Al mateix temps, millor que els blocs siguin el màxim d’amplis possibles perquè permetin començar i acabar el màxim de tasques en comptes de repartir-les entre petits blocs al llarg del dia, de la setmana o del mes.

És important fer cultura del temps. Els companys, els clients, els responsables, els subordinats, tots han d’entendre la importància del time blocking en benefici de la productivitat i l’eficiència. No agafar el telèfon quan truca un client o no resoldre un dubte d’un company pot resultar incòmode o desagradable, però es torna a favor nostre quan fem entendre que això és precisament el que millora la nostra relació amb ells, amb l’empresa i, en definitiva, amb la vida.

El time blocking és la tècnica del moment. Hi ha multitud d’eines disponibles a internet per ajudar-nos en aquest camí, però el més important és l’actitud, la determinació a planificar la setmana i focalitzar-nos en treure el màxim profit del nostre temps. Al cap i a la fi, el temps és el bé més preuat que tenim i val la pena que el seu control estigui a les nostres mans.

—

Si t’agrada el que llegeixes, segueix-nos a Linkedin!