30 d'agost de 2019

#021 idea de la setmana: optimitzar la productivitat

Optimitzar la productivitat d’un mateix és la tendència del moment a l’oficina. La tecnologia és una arma de doble tall en aquest sentit: ens ajuda a fer la feina cada vegada més ràpid, però alhora que ens accelera no para d’interrompre’ns. I aquests dos factors, l’acceleració i els límits que ens posa la interrupció constant, han despertat la necessitat, fins ara latent, de tècniques, mètodes i eines que optimitzin la productivitat del nostre temps.

El time blocking (que consisteix en bloquejar fragments del dia a tasques determinades, vegeu l’article de la setmana passada) és una pràctica en la qual diferents empreses de software online s’han focalitzat. Us convidem a descobrir Rescue Time o Timeneye, dues eines amb versió gratuïta de prova. Però, si ens n’anem al recurs lean per excel·lència, que a més pugui estar integrat amb moltes altres utilitats, sempre ens quedarà Google. Efectivament, en organització de temps no hi ha res millor que tibar dels calendaris de Google, lligats a les llistes de tasques i el nostre propi correu electrònic.

La productivitat va lligada a la planificació i el que a E2S ens agrada anomenar la “foto finish” de tot el que tenim entre mans. Utilitzem dues eines de productivitat excepcionals que també tenen versió gratuïta: Trello, un excel·lent gestor de projectes; i Slack, un híbrid de comunicació interna a mig camí entre el correu electrònic i la missatgeria instantània. Ara bé, res com un bon diagrama de Gant per gestionar amb eficiència la productivitat d’un equip (o de molts!). Us convidem a provar Smartsheet.

Finalment, un bon planificador de tasques que està arrasant entre moltes empreses que han de gestionar petits equips, especialment si estan repartits en diferents emplaçaments (ja sigui perquè l’empresa té diferents seus o bé perquè treballa amb equips i professionals externs): es tracta de Monday, un SAS (software-as-a-service) que ja compta amb prop de 40.000 companyies a la seva cartera de clients.

Però, més enllà de les eines, en la productivitat hi ha una qüestió fonamental de mètode. Per això, moltes empreses al món posen en marxa sistemes de sensibilització al voltant de l’eliminació de distraccions però que convisquin amb el fet que, per bé o per mal, hem d’estar sempre connectats. Desactivar les notificacions de les nostres aplicacions de missatgeria i xarxes socials és un pas important. Consultar el correu electrònic només dos cops al dia és una contundent victòria.